- 卒団式の幹事を任されたが、何から手をつければいいのか分からない
- 記念品や会費をいくらにすればいいのか、他の家庭に聞きにくい
- 当日の進行を任されて、時間が余ったらどうしようと不安になっている
こんな悩みを解決します。
卒団式や3年生を送る会でつまずくのは、進行・記念品・費用の3つを決める順番を間違えたときです。
私は元日本代表として活動し、SVリーグで監督を務めることができるバレーボールコーチ4の資格を保有しています。
10年以上スクールを運営してきましたが、送り出しの会に呼んでいただくたびに感じるのは、選手が覚えているのは豪華さではなく、自分の名前を呼んでもらえた時間だということです。
だからこそ、幹事が頑張りすぎる必要はありません。決める順番さえ間違えなければ、準備は驚くほど軽くなります。
ぜひこの記事を参考にしてみてください。
- 卒団式の準備を、何から決めればいいかの順番が分かる
- 当日の進行の型が分かり、時間配分で迷わなくなる
- 会費や記念品でもめないための線引きが分かる
それでは、くわしく見ていきましょう。
結論:決める順番は「日程→費用→中身」
先に結論をお伝えします。卒団式の準備は、日程を押さえる → 1人あたりの費用の上限を決める → その範囲で中身を決める、この順番で進めてください。
多くの幹事さんがつまずくのは、記念品や余興といった中身の話から始めてしまうところです。中身から決めると、あとから費用が膨らみ、集金の相談がやり直しになります。
- 日程と会場(体育館・会議室・お店のどれにするか)
- 1人あたりの費用の上限(全員が無理なく出せる額)
- 誰を招くか(選手・保護者・指導者・卒業生)
この3つが決まれば、あとは上限の中で何ができるかを考えるだけになります。判断の基準が「上限内かどうか」に変わるので、話し合いも短く終わります。
うさママ何から決めればいいのか、そこで止まってしまって…。
あげば日程とお金が先だよ。中身はそのあとで大丈夫。
会の規模は、チームによってまったく違って当然です。体育館で30分だけ行うチームもあれば、お店を借りて2時間かけるチームもあります。
大切なのは、前の年と同じにすることではありません。今年の家庭が無理なく参加できる形にすることです。
幹事の負担が重くなる2つの原因
準備に入る前に、なぜ幹事の負担が重くなるのかを知っておいてください。ここを避けられれば、途中で苦しくなることはありません。
原因①:去年より良くしようとしてしまう
去年の会が良かったと聞くと、それ以上のものを用意しなければと考えてしまいます。この積み上げが続くと、毎年少しずつ準備が重くなっていきます。
送り出される選手にとっては、去年との比較には意味がありません。去年を超えることではなく、今年の子たちを送ることが目的です。
原因②:全部を1人で抱えてしまう
決めごとが多いので、話が早い1人に集中しがちです。ところが当日は、進行・受付・写真・会計と、同時に動く仕事が発生します。
最初から3〜4人で分けておけば、当日も落ち着いて回ります。分担表を作るのは、準備の最初の30分でできる仕事です。
分担の相談は、最初の集まりで済ませてしまうのがおすすめです。準備が進んでから声をかけると、頼まれた側も動きにくくなります。
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役割は、進行役・会計役・記録(写真や動画)役・買い出し役の4つに分けると重なりません。人数が少ないチームなら、進行役と記録役を兼ねる形でも回ります。
卒団式の準備5ステップ
ここからは、実際の準備の流れを順番に見ていきます。会の1〜2か月前から動き始めると余裕があります。
最初に指導者へ相談するのは、大会や練習の予定を知っているのが指導者だからです。保護者だけで日程を決めてしまうと、あとから動かすことになります。
参加人数が固まらないと会費が計算できないので、出欠の締切は必ず先に決めてください。締切のない出欠確認は、いつまでも集まりません。
うさママ出欠の締切を決めるだけで、こんなに変わるんですね…。
あげば人数が決まれば、あとの計算は全部できるよ。
会費を伝えるときは、金額だけでなく何に使うかも一緒に書いておきましょう。使い道が見えていれば、金額そのものへの質問はほとんど出ません。
伝える方法は、口頭ではなく文字に残る形にしてください。連絡網や配布物で伝えておけば、聞いていないという行き違いが起きません。
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準備の途中で決めごとが増えたときも、同じように文字で共有します。幹事の間だけで話が進むと、当日に驚く家庭が出てしまいます。
会場は3つの選択肢から選ぶ
会場は、会費の額と参加のしやすさを大きく左右します。決める前に、3つの選択肢を比べておいてください。
体育館・練習場所でそのまま行う
いつも使っている体育館で、練習の最後にそのまま行う形です。会場費がかからず、移動もないので、参加率がいちばん高くなります。
用意するのは、色紙と記念品、それに座って話を聞ける場所だけです。飲食を伴わないので、準備も片づけも短く済みます。
短い時間でも中身は薄くなりません。一人ずつ名前を呼ぶ時間さえ確保できれば、体育館の30分で十分に成り立ちます。
会議室やお店を借りて行う
公共施設の会議室や、近くのお店を借りる形です。落ち着いて話せる、写真が撮りやすいといった利点があります。
一方で、会場費と飲食代が会費に乗ります。参加できない家庭が出やすくなる点は、あらかじめ考えておいてください。
お店を予約する場合は、人数の変更をいつまで受け付けてもらえるかを最初に確認しましょう。出欠の締切をその日付に合わせておくと、キャンセル料の心配がなくなります。
うさママ体育館でやるチームも多いんですね…。
あげば参加しやすさで選ぶのが一番だよ。
会場に迷ったら、参加できない家庭が何組出そうかを基準にしてください。全員が来られる形がいちばん良い会場です。
当日の進行は5つのパートで組む
当日の流れは、どのチームもだいたい同じ形に落ち着きます。時間の長さを変えるだけで、30分の会にも2時間の会にも合わせられます。
| パート | 目安の時間 | 内容 |
|---|---|---|
| はじめの言葉 | 3分 | 代表者・キャプテンのあいさつ |
| 一人ずつの紹介 | 15〜40分 | 3年生を1人ずつ呼び、後輩や保護者から一言 |
| 記念品・色紙を渡す | 10分 | 全員に手渡しする |
| 指導者からの言葉 | 5〜10分 | 顧問・コーチから3年生へ |
| 記念撮影 | 10分 | 全体・学年別・保護者含む |
いちばん時間をかけたいのは、一人ずつの紹介です。選手が覚えているのは、自分の名前が呼ばれて、自分に向けた言葉をもらった時間です。
反対に、削っても困らないのは余興や凝った映像です。準備の時間がとれない年は、思い切ってなくしてしまって問題ありません。
進行役は、話が長くなったときに区切る役目も持ちます。1人あたり何分かをあらかじめ伝えておくと、切り出しやすくなります。
後輩から一言を贈る形にするなら、前もって内容を考えてもらっておきましょう。その場で急に振られると、うまく言葉が出てこない子が多いからです。
サルくん急に言われると、頭が真っ白になっちゃう…。
あげば前もって伝えておけば、みんな話せるようになるよ。
記念撮影は最後にまとめて行うほうが、人が散らずに済みます。撮る順番を先に決めておくと、5分ほど短縮できます。
うさママ名前を呼ぶ時間を長くとります!
あげばそれが一番残るからね。
記念品と会費でもめないための3つの線引き
お金にまつわる部分は、決め方さえ共有できていればもめません。次の3つを最初に伝えておいてください。
まず、会費の上限は「全員が無理なく出せる額」で決めます。きょうだいで複数のチームに入っている家庭もあるため、上限は低めに置くほうが参加率は上がります。
次に、参加は強制にしないことです。仕事や家庭の事情で来られない家庭が必ずあります。欠席でも記念品だけは渡せるようにしておくと、気持ちよく終われます。
3つ目は、余ったお金の扱いを先に決めておくことです。
返金するのか、チームの備品に回すのかを最初に伝えておけば、あとから相談する手間がなくなります。
会計の記録は、集めた額と使った額をノート1冊にまとめるだけで十分です。レシートを貼っておけば、聞かれたときにすぐ見せられます。
うさママノート1冊でいいんですね。
金額の大小より、見せられる状態にしてあることのほうが信頼につながります。次の年の幹事にも、そのまま引き継げます。
引き継ぎのメモも残しておきましょう。日程・会場・会費・進行の4行だけでも、来年の幹事の準備が半分になります。
- 会費の上限と、その使い道の内訳
- 欠席する家庭の扱い(記念品は渡す・会費は集めない など)
- 余った場合の使い道
記念品そのものは、高価さより残りやすさで選んでください。毎日使える物のほうが、飾る物より長く手元に残ります。
名前や卒業年を入れられる物なら、同じ予算でも特別な1つになります。注文に日数がかかるので、会の3週間前には決めておくと安心です。
うさママ名前を入れるだけで全然違いますね!
あげばその子だけの物になるからね。
写真や動画をあとから共有するときは、他の家庭の子が写り込んでいることがあります。まとめて配る前に、掲載してよい範囲を確認しておくと安心です。
よくある質問
まとめ:順番を決めれば、卒団式の準備は軽くなる
卒団式・送る会の進め方を整理します。
| つまずく場面 | やること |
|---|---|
| 何から決めるか分からない | 日程 → 費用の上限 → 中身の順で決める |
| 幹事の負担が重い | 進行・会計・記録・買い出しの4役に分ける |
| 当日の流れが不安 | 5つのパートに分け、時間の長さで調整する |
| お金の話がしにくい | 上限・欠席の扱い・余りの使い道を先に共有 |
| 準備の時間がとれない | 余興や映像は削り、名前を呼ぶ時間を残す |
豪華さではなく、一人ずつに向けた言葉が残ります。そこだけは削らないでください。
私は元日本代表として多くの選手を見送ってきましたが、区切りの場をもらった選手は、次の進路でも自分の続きを歩き出しやすくなります。
会そのものが、次への助走になります。
うさママまずは顧問の先生に日程を相談してみます!
あげばそこから始めれば、あとは順番どおりだよ。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
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