- 部活の連絡が、いつどこから届くのか決まっていない
- 保護者のLINEグループが、雑談と通知で埋まってしまう
- 誰かが返信するたびに音が鳴って、正直しんどい
こんな悩みを解決します。
バレー部の連絡網でもめるかどうかは、流す人を1人に決めているか・返信をいらない形にしているか、この2つでほぼ決まります。
私は元日本代表として活動し、SVリーグで監督を務めることができるバレーボールコーチ4の資格を保有しています。
10年以上スクールを運営し、保護者の方へ連絡を出す側に立ってきました。
連絡がうまく回っているチームほど、決めているのは文面の丁寧さではありません。誰が流すのか、どこまで返すのか、この2点だけを先に決めています。
ぜひこの記事を参考にしてみてください。
- 部活の連絡網をLINEで作るときの、順番と決めることがわかる
- 通知や雑談でもめないために、最初に決める5つのルールがわかる
- 既読がつかない人や、途中で抜ける人が出たときの直し方がわかる
それでは、くわしく見ていきましょう。
結論:窓口を1人に決めて、返信のいらない形にする
先に結論からお伝えします。連絡網は、流す人を1人に決めて、受けとる側は返信しなくていい形にしてください。
連絡が荒れるチームには、共通する形があります。誰が流してもよくなっていて、受けとった人が全員お礼を返している形です。
この形になると、1つの連絡に対して20件の返信が積み上がります。本当に大事な連絡が、その下に流れて見えなくなってしまいます。
うさママお礼を返さないと、感じが悪いと思われませんか?
あげば返さない、と先に決めておけば大丈夫ですよ。
決めておけば、返さないことが失礼ではなくなります。マナーの問題ではなく、最初の取り決めの問題なんです。
窓口を1人にする意味も同じところにあります。同じ内容が別の人から2回流れると、どちらが最新なのかを全員が確かめ直すことになります。
- 流す人:顧問または連絡係の1人だけ
- 返す人:原則なし(欠席など個別の返事だけ個人へ)
この2つが決まっていれば、あとの細かい場面は自然に回っていきます。
バレー部は連絡が多く、しかも直前に変わる
そもそも、なぜ部活の連絡はここまで増えるのでしょうか。理由は、バレーボールという競技の予定の動き方にあります。
試合の予定が当日まで動くから
バレーの大会は、勝ち進んだかどうかで次の試合の時刻が変わります。前の試合が長引けば、開始時刻も後ろにずれていきます。
つまり、前日に配った紙の予定表が、当日の朝には古くなっていることがあるわけです。
体育館の割り当てが変わって、練習場所そのものが動く日もあります。予定が動きやすい以上、連絡の回数が増えるのは避けられません。
れおコーチ会場側の都合で、朝に時間が変わることもあるんです。
当番と配車が人の手配を伴うから
もう1つの理由は、連絡の中身が人の動きに直結していることです。
当番の交代、車に乗せる人数、集合場所の変更。どれも1人が動けなくなると、別の人に代わってもらう必要が出てきます。
だからこそ、全員に流す連絡と、個別に相談する連絡を、最初から分けておくことが効いてきます。
当番や配車のこまかい調整までグループに流すと、関係のない家庭にも通知が届き続けます。ここが混ざることが、通知疲れの最大の原因です。
連絡網をLINEで作る5ステップ
ここからは実際の作り方です。順番どおりに進めれば、1日で形になります。
3番目の招待方法だけ、少し補足させてください。個人の電話番号や連絡先を集めて回る形は、集める人の負担が大きくなります。
紙にQRコードを印刷して子ども経由で配れば、入る人が自分で入れます。連絡先を預かる必要がないので、名簿を管理する責任も発生しません。
うさママQRコードなら、番号を教え合わなくていいんですね。
あげばそこが大きいんですよ。集める人がいちばん楽になります。
4番目のルールの固定も、あとから効いてきます。途中で入った人が、さかのぼって読まなくても最初に目に入るからです。
5番目の確認は、意外と抜けやすい工程になります。入ったつもりで入れていない家庭が1軒あると、その1軒だけ情報が届きません。
参加人数と名簿の数を突き合わせて、足りなければ声をかけてください。ここまでやって、ようやく連絡網として使える状態になります。
グループは1つにするか、学年で分けるか
作り始めるときに迷いやすいのが、グループを分けるかどうかです。結論から言うと、まずは全体で1つ作るところから始めてください。
理由は、分けた瞬間に流す手間が2倍になるからです。同じ内容を2回投げることになり、片方だけ訂正が抜けるといった行き違いも起きやすくなります。
人数が多くて通知が増えすぎるなら、分けるのは学年ではなく用途にしてください。
全体連絡のグループと、当番や配車を相談するグループの2つに分ける形です。
用途で分けておけば、大事な連絡が相談の下に流れることがなくなります。相談のグループだけ通知を切っておく、という使い方もできます。
うさママ学年で分けたほうが早いと思っていました。
あげば学年で分けると、全体の連絡だけ二度手間になるんですよ。
3年生だけに関わる進路の話などは、そのつど関係する家庭へ個別に送れば足ります。グループを増やすほど、入れ忘れる人が出る確率も上がっていきます。
もめないために先に決める5つのルール
グループができたら、次はルールです。トラブルが起きてから決めるのではなく、最初の投稿として書いておくのが要点になります。
- 流すのは連絡係のみ、それ以外は投稿しない
- 返信は不要、既読だけでよい
- 送信は朝7時から夜9時までの間にする
- 子どもや家庭の個人的な話題は書かない
- 写真の投稿は事前に決めた範囲だけにする
送る時間と返信の扱いを決める
この5つのうち、最初に効くのが時間と返信の2つです。
小さい弟や妹がいる家庭では、夜遅い通知がそのまま生活に響きます。緊急でない連絡は翌朝に回す、と決めておくだけで摩擦が減ります。
返信については、既読をつけることが返事の代わりと決めてしまうのがおすすめです。
このやり方なら、返した人と返していない人の差も生まれません。差が生まれないことが、居心地のよさにつながります。
うさママ既読だけだと、ちゃんと伝わったか不安になりませんか?
れおコーチ大事な連絡だけ、名前を書いて確認すれば十分ですよ。
出欠のように必ず答えが必要な連絡は、投票機能を使えば1人ずつ返信する必要がなくなります。押した人の一覧がそのまま集計になるので、数える手間も消えます。
個人情報と写真の扱いを決める
もう1つ、あとから問題になりやすいのが写真です。
試合の写真は喜ばれる一方で、写っている子の家庭が了解しているとは限りません。グループに流した時点で、誰かの端末に保存されることも避けられなくなります。
そこで、写真は個人へ、連絡はグループへと分けておくと安全です。
学年やケガの状況といった、子ども個人に関わる話も同じ扱いにしてください。全員に知らせる必要のない情報を全員に流さない、この線引きが信頼を守ります。
バボットコレクスルナラ個人へ、ツタエルナラグループヘ
グループ内の人を無断で友だち追加しない、という一文も入れておくと親切です。連絡のために入ったグループが、別のつながりに使われることを防げます。
つまずきやすい場面と直し方
ルールを決めていても、運用のなかでは必ず例外が出てきます。よくある2つの場面を先に見ておきましょう。
既読がつかない人がいるとき
まず確認したいのは、その人が悪いのかどうかではありません。届いていない可能性のほうです。
グループに入れていない、通知を切っている、機種を変えて入り直せていない。原因はたいてい設定側にあります。
責める形で全体に投げかけると、関係のない人まで気まずくなります。連絡係から個別に、入れているかどうかだけを確かめてください。
うさママ全体で「見てくださいね」と書きたくなります…。
あげばそれをやると、見ている人が責められた気持ちになりますよ。
どうしても届かない家庭が残る場合は、その1軒だけ電話や紙で伝える形にします。全員を1つの方法にそろえることより、確実に届くほうが大事です。
退部・卒業で抜けるとき
途中で退部する場合や、卒業でグループを離れる場合の抜け方も決めておくと安心です。
黙って退会すると、通知に名前が残るため、何かあったのかと周りが気にすることになります。
かといって、退部の理由を長く書く必要はありません。感謝と挨拶を短く1回書いて、1日ほど置いてから抜ける形が落ち着きます。
- 書くのは、退部や卒業の事実・お礼・今後の挨拶の3つだけ
- 不満やもめごとの経緯はグループに書かない
- 挨拶の直後ではなく、1日ほど置いてから退会する
卒業でグループごと役目を終えるときは、連絡係が最後に一言添えてグループを閉じるとすっきりします。残しておくと、翌年の連絡と混ざることがあります。
連絡係の負担を軽くする工夫
最後に、連絡係を引き受けた方の負担についてです。ここが重いままだと、翌年に引き受け手がいなくなります。
いちばん効くのは、連絡係は流すだけで、判断はしないと決めておくことです。
私の指導現場でも、連絡係を引き受けた方が判断まで抱え込んでしまう場面をよく見ます。
質問が来たときに、連絡係が自分で答えようとすると負担が一気に増えます。顧問に確認して返す、という形にしておけば、抱え込む必要がなくなります。
れおコーチ保護者の方が板ばさみになるのがいちばん心配なんです。
あげば質問はこちらに回してもらう、と伝えておくといいですね。
文面をゼロから考えないことも、地味ですが効果があります。集合時刻・場所・持ち物・雨天時の扱い、この4つを並べた型を作っておけば、毎回埋めるだけで済みます。
引き継ぎのために、決めたルールと型をノート機能に残しておいてください。次の連絡係が同じ苦労をしなくてよくなります。
ここまで決めても、実際に回してみると想定外の場面は出てきます。そのときに大事なのは、ルールを増やして対応しないことです。
項目が増えるほど、読む人も守る人も判断に迷います。困った場面が出たら、まず今あるルールのどれかで説明できないかを考えてみてください。
サルくんお母さんの当番が、前より早く終わってる!
指導者に相談しづらいと感じる場面もあると思います。伝え方については、こちらの記事でくわしく書いています。
よくある質問
まとめ:決めるのは文面ではなく、流し方
バレー部の連絡網は、丁寧な文面を考えることより、流し方の形を決めるほうが先になります。
窓口は1人・返信は不要・時間と写真の扱いを先に決める。この3点で大半のもめごとは防げます。
| 決めること | 目安 | つまずいたときの直し方 |
|---|---|---|
| 流す人 | 連絡係1人にしぼる | 別の人が流したら、次回から回してもらう |
| 返信 | 既読だけでよい | 出欠が必要なときは投票機能に切り替える |
| 送る時間 | 朝7時〜夜9時 | 緊急でない連絡は翌朝に回す |
| 写真 | グループには流さない | 個人へ送る形に戻す |
| 抜けるとき | 挨拶して1日後に退会 | 経緯は書かず、お礼だけにする |
私は元日本代表として活動したあと、10年以上スクールで中高生を指導してきました。
保護者の方から連絡について相談を受けるとき、原因はほとんどが決めごとの不足でした。人柄の問題ではなかったんです。
連絡網は、子どもがバレーに集中できる時間を守るための道具になります。まずは窓口と返信の2つから決めてみてください。
うさママ今度の保護者会で、この2つを提案してみます!
あげば最初の投稿にルールを固定するのも忘れずに♪
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
保護者向けの内容については他にも記事を書いています。
気になるテーマがあればぜひ読んで参考にしてもらえたら嬉しいです♪
送迎に洗濯にお弁当。バレー家庭の毎日は、それだけで十分がんばっています。夕食まで完璧にしなくて大丈夫です。
- 湯せん5分：国産食材・手作りの冷凍おかずが1品ずつ用意できる
- 冷凍庫の保険：大会や遠征で帰りが読めない日も、温めるだけ
- 子どもだけの留守番でも：レンジ操作だけで夕食が完結
▼ まずはお試しセットから
▶ 関連記事: 忙しいバレー家庭の食材宅配おすすめ｜練習日の夕食対策
